就業規則を作成し、外国人雇用に対応させる

そもそも就業規則とは？

就業規則とは何でしょうか。
なぜ作成しなければいけないのでしょうか。

法律では、常時１０名以上の従業員を雇用される場合、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務づけられています。

しかし、法律で作成義務があるから作成するのか、というとそれだけではありません。

就業規則は、会社のルールを定めたものです。
経営者の方が、従業員の働き方に対して「こうしてほしい」、「こんなことはしてほしくない」というルールを決めたものです。
それは、経営者の方から従業員に対するメッセージでもあります。
給料をどうするか、どんな手当をつけるか、どんな日を休日にするか、賞与をどうするのか、どんなときに懲戒処分とするか、業務上特別なルールを定めた方がいいのではないかなど、従業員が働くことを想定し、経営者の方が考える会社の運営が可能になるように作る必要があります。

厚生労働省のウェブサイトやネット上で就業規則の雛形をダウンロードすることはできますが、そのまま利用することはあまりお勧めできません。
経営者の方自身の会社をこうしたい、従業員の働き方をこうしたいという考えや会社の実態に合った就業規則ではないからです。
経営者の方の考えや会社の実態に合わない就業規則を導入してしまうと、思っていた以上に経費がかかる、厚遇すぎた、業務に即した重要な遵守事項の規程がないといった不都合が発生します。一度導入すると、その後従業員の不利益になる方向への変更は難しいので、最初から経営者の方の考えや会社の実態に合致した就業規則を作成しておくことが重要です。

就業規則の作成、周知義務

就業規則は、経営者の方が考える会社のルールですから、就業規則がない企業様は、是非、外国人雇用に対応したものをいまから作成しましょう。
日本人、外国人関係なく、常時１０名以上の従業員（パートも含む）を雇用される場合、就業規則の作成義務があります。作成した就業規則は、労働基準監督署への届出が必要です。また作成した就業規則は従業員に周知させなければいけません。

従業員数が１０名未満の場合は、就業規則の作成義務はないのですが、会社のルールを作成し、周知させることは、後々の労務トラブル防止に非常に有効です。
解雇をめぐるトラブルは、就業規則の不備により発生することもあります。たとえば、従業員に守ってほしいことを記載していない、または漏れがある、懲戒事由が詳細に規定されていない、といったことなどです。
会社のルールを定め、従業員に周知することで、労務トラブル防止になり、経営者の方の考えを見える化することもできます。
法律上の義務という理由からだけでなく、円滑な業務の遂行、トラブルの防止などいろいろな良い点があるので、是非積極的に就業規則を作成しましょう。

外国人の母国語への翻訳

就業規則はできるだけ外国人従業員の母国語に翻訳しておいた方が無難です。
法律上、就業規則を従業員に周知させる義務はありますが、外国人の母国語への翻訳までは義務づけられていません。
しかし、就業規則は、日常会話より難しい言葉を使うので、外国人従業員にきちんと理解してもらうためには翻訳版を交付するか、簡単な日本語で個別に説明するかなどの対応が必要です。
ただ、口頭で説明すると、後々説明を受けていない、説明と違うといったトラブルの元にもなりかねませんし、実質的な周知ができていないととらえられる可能性もあります。
特に、文化的背景の異なる外国人従業員には、母国語で就業規則を理解してもらっておいた方が、業務も円滑に進みます。

一度翻訳すれば、長く使用できますので、是非、翻訳をご検討してみてください。

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